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2.7 Konfiguration Verzeichniserstellung (Folder Self Service)


Folder Self Service – Verzeichnisbeantragung ist die Antwort von migRaven auf die Vielzahl völlig unkontrollierten Austauschorte, über die die Fachbereiche ihre Dateien ohne jeglichen Schutz austauschen.

Die Verzeichnisbeantragung ist eine schnelle und einfache Lösung um Austauschordner für einzelne, oder auch eine Gruppe von Benutzern zur Verfügung zu stellen.

Sobald ein Ordner erstellt wurde, werden alle berechtigten Benutzer per E-Mail mit dem entsprechenden Link benachrichtigt. Voraussetzung ist allerdings, dass die E-Mail-Funktion zuvor konfiguriert worden ist.

Im Folder Creation Menü werden die Vorlagen erzeugt, welche unterschiedlichen Anforderungen nach folgenden Kriterien erfüllen:

  • Ablageort
  • Berechtigungssystem
  • automatischer Löschung
  • Benutzergruppe

Es können verschiedene Vorlagen erzeugt und auch wieder bearbeitet werden.
Damit wird sichergestellt dass verschiedene Optionen (zB. dauerhafte oder zu löschende Ordner) für individuelle
Situationen zur Verfügung stehen.

Vorlagen erstellen

Das Menü für die Ordnererstellung finden Sie im Webclient unter dem Stichpunkt Konfiguration.

Hinweise

Allgemeine Hinweise die zu beachten sind:

  • Der Zielordner für das Austauschverzeichnis sollte vorher angelegt und als eigenes Projekt in migRaven gescannt werden
  • Logs der Vorgänge sind auch nach dem Löschen des Verzeichnisses noch verfügbar
  • Die Gruppe der Domänenbenutzer sollte zu der Requester-Rolle zugeordnet werden

Konfiguration

Mit Vorlage erstellen können Sie ein neues Template anlegen und bearbeiten.

Vorlage aktivieren
Hier aktivieren bzw. deaktivieren Sie Vorlagen. Deaktivierte Vorlagen können beim Erstellen von Verzeichnissen nicht verwendet werden.

Bezeichnung der Vorlage
Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Vorlage ein, um es bei der späteren Anwendung identifizieren zu können.

Beschreibung der Vorlage
Geben Sie hier eine Beschreibung für die zu erstellende Vorlage ein

Regex-Validierung

Hinterlegen Sie (optional) einen regulären Ausdruck, über den der Verzeichnisname bei der Erstellung validiert wird. Wird dieses Feld leer gelassen, findet keine Validierung statt.
Damit kann der Administrator festlegen, welche (und wie viele) Zeichen für die Benennenung der Ordner verwendet werden dürfen.

Beispiel:

^[a-zA-Z0-9]{1,25}$

[a-zA-Z0-9]
Gibt an, dass der Name alle Buchstaben in Groß-/Kleinschreibung und Zahlen von 0-9 enthalten darf.

{1,25}
Gibt an, dass der Name zwischen 1-25 Zeichen lang sein darf.
$
Gibt an, dass die Regeln für den kompletten eingegebenen String gelten müssen.

Es stehen Online-Resourcen zum testen von Ausdrücken bereit.
Ebenso eine Übersicht zur Thema Browserkompatibilität (unten im Artikel).


Austausch-Modus

Verzeichnisse, die mit Rechte indirekt erstellt werden, dienen der standardisierten Anlage von z.B. Projektverzeichnissen. Im Projekt-Modus haben Sie die Möglichkeit, vorher eine feste Verzeichnisstruktur mit Berechtigungen zu definieren (Knopf Struktur & Berechtigungen), die automatisch unterhalb des beantragten Verzeichnisses erstellt werden.

Im indirekt-Modus werden Berechtigungen direkt und nicht über neu erstellte Gruppen vergeben. Verwenden Sie deshalb idealerweise Rollengruppen für die Berechtigungen, wenn Sie die Struktur definieren.

Projektmodus
Im Projektmodus können Sie komplette Ordnerstrukturen erzeugen anstatt nur einen einzelnen Austauschordner. Diese können entweder über eine eingelesene CSV. Datei, oder direkt in der Vorlage erstellt werden können.



Laufzeit der erstellten Ordner
Hier konfigurieren Sie, ob der Anwender eine Laufzeit für das Verzeichnis definieren kann. Nach Ablauf der Laufzeit wird das Verzeichnis automatisch von migRaven gelöscht. Für Verzeichnisse die im Austausch-Modus erstellt wurden, ist die Löschfrist bereits standardmässig aktiviert.

Verlängerungsoptionen
Sie können zusätzlich einstellen, wie oft und um wie viele Tage die Laufzeit vom Anwender verlängert werden darf, nachdem das Verzeichnis erstellt wurde.

Auswahl des Zielpfades
Konfigurieren Sie hier den Pfad, in dem Verzeichnisse, die auf dieser Vorlage basieren, angelegt werden. Dazu wählen Sie ein verfügbares Projekt aus.

Struktur & Berechtigungen

Dieser Menüpunkt existiert nur im Projektmodus. Legen Sie hier die Struktur der zu erzeugenden Unterordner, innerhalb
des erzeugten Verzeichnisses fest.

Zugriff auf die Vorlage

Hier stellen Sie ein welche Anwender Zugriff auf diese Vorlage haben, wenn sie Verzeichnisse beantragen.
DIe Benutzerkontensuche basiert dabei auf den Datenbankeinträgen des AD-Scans.

  • AD Konten: Definieren Sie vorhandene Gruppen oder Benutzerkonten aus ihrem AD, z.B. Domänen-Benutzer, wenn alle Anwender aus der Domäne Verzeichnisse auf Basis dieser Vorlage beantragen können sollen.
  • Fügen Sie hier die Gruppe der Domänenbenutzer hinzu, damit die migRaven-Weboberfläche für alle Benutzer innerhalb
    der Domäne aufrufbar ist.

Vorlage speichern
Hier wird die angelegte Vorlage gespeichert

Rolle /Account Konfiguration


Damit die autorisierten Benutzer die Option für die Verzeichnisbeantragung in ihrem Browser sehen können, müssen Sie diese Option als Administrator in migRaven freigeben.

Die Option finden Sie im Migrations-Client unter Konfiguration Rolle/Account.

Rollen Designer

Wählen Sie die Option Neues Verzeichnis erstellen für den Data Owner und für die Requester-Rolle aus.

Geben Sie im Anschluss einen Kommentar in das darüberliegende Kommentarfeld und speichern Sie die Änderungen ab.


Download User Guide: Folder Self Service


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