Category: Schritt 7: Konfig Data Retention

Schritt 7: Konfig der Datenaufbewahrung (Data Retention)

Im Webclient findet sich unter „Konfiguration“ die Option Datenaufbewahrung

Diese Funktion stellt dem Administrator oder berechtigten Data Owner eine Archivierungsfunktion für die angelegten Projekte und ihren Inhalt zur Verfügung.
Der ausgewählte Ordner wird samt aller Dateien und Unterordner an den dafür vorgegebenen Pfad transferiert. Gleichzeitig wird ein symbolischer Link im Originalordner erstellt welcher direkt an den neuen UNC-Pfad verweist.

Wichtig:
Das verwenden von symbolischen Links ist per default nicht aktiv und muss aktiviert werden (Externer UNC-Pfad)
Die entsprechende Anleitung dazu finden Sie am Ende dieses Artikels

 

Konfiguration der Vorlage

Die Verwaltung der Datenaufbewahrungsrichtlinie lässt Sie eine eigene Vorlage für die Datenarchivierung erstellen und bearbeiten.

Die ausgewählte Vorlage kann entsprechend aktiviert oder deaktiviert werden.

Innerhalb der Projektwurzel

Hier kann die entsprechende Bezeichnung für das zu erstellende Archiv-Verzeichnis eingetragen werden. Der Ordner wird auf der Ebene der Projektwurzel erstellt und gemäss des hier gesetzten Eintrags in Verzeichnisname entsprechend benannt.

Extern

Unter dem UNC-Pfad kann ein externer Speicherort für das Archivverzeichnis festgelegt werden.

Der Name der Symbolischen Verknüpfung ersetzt dann den verschobenen Ordner an der ursprünglichen Stelle mit einer neu gesetzten und hier benannten Verknüpfung.

Details zu Symbolischen Links finden Sie am Ende dieser Seite.

Modus zum Umgang mit Berechtigungen

Exakte Kopie der Berechtigungen

Wird an dieser Stelle die exakte Kopie der Beechtigungen gewählt, werden die Berechtigungen/ACEs aller verschobenen Ordner 1:1 identisch im Archivverzeichnis gesetzt.

Vereinheitlichen von Berechtigungen

Wird an dieser Stelle das Vereinheitlichen von Berechtigungen gewählt,
werden alle einzelnen Berechtigungen in einer einzelnen Berechtigungsgruppe zusammengefasst und berechtigt.

E-Mail-Benachrichtigung für den Data Owner

An dieser Stelle kann ausgewählt werden ob der Data Owner über den Archivierungsvorgang per E-Mail benachrichtigt werden möchte.

Dies kann entweder deaktiviert, mit einer Zusammenfassung oder in Form einer vollständigen und detaillierten .csv Datei aktiviert sein.

Die E-Mail-Einstellung im Migrations-Client muss dafür konfiguriert sein um die automatische E-Mail-Benachrichtigung nutzen zu können.

Hier definieren Sie Zeitfenster an denen Datenaufbewahrungsaufgaben von migRaven.24/7 ausgeführt werden sollen. Für ADHOC-Aufgaben prüft migRaven alle 15 Minuten ob Aufgaben pendent sind. Aufgaben die über Datenaufbewahrungsrichtlinie hinzugefügt sind werden 1x pro Stunde geprüft und gegebenenfalls ausgeführt.

Protokollierung

Aktivieren Sie hier die Protokollierung des Archivierungsvorgang. Dieser wird entweder im vorgegebenen ArchivLog-Verzeichnis oder einem eigenen, über den UNC-Pfad vorgegebenen Verzeichnis abgelegt.
Darüber hinaus können Sie bestimmen wie lange diese Log-Dateien gespeichert werden sollen.

Verzeichnisse und Dateiformate ausschliessen:

In den Einstellungen lassen sich spezifische Dateiformate (Endungen) und ganze Verzeichnisse
von der Archivierung ausschliessen.

Geben Sie die entsprechenden Parameter in die dafür vorgesehene Box und speichern Sie die Änderungen ab.

Dabei ist zu beachten:

 

-Die Datenaufbewahrungsrichtlinie schreibt generell mit dem Account des angemeldeten Resource Scan Service. Es ist also wichtig dass der Zugriff auf den externen Zielpfad für diesen Account gegeben ist.

-Es wird jeweils nur ein Data Owner auf ein Hauptverzeichnis gesetzt. Sollte der selbe Data Owner auf mehreren, unterschiedlichen Verzeichnissen berechtigt sein kann dies einen Error 500-Fehler beim Aufrufen des WebClients auslösen.

Starten der Archivierungsvorgänge

Im Tree findet der Data-Owner bei aktiverter Vorlage die Option für die regelmässige, sowie für die AdHoc-Datenaufbewahrung.

Wird eine dieser Optionen gewählt, öffnet sich die entsprechende Maske für das Starten.

Geplant

Hier können Sie die entsprechende Alterkategorie für die zu archivierenden Dateien festlegen, oder komplett den gesamten Inhalt auswählen.

Die Ausführungszeiten sind hier nur einzusehen, aber nicht mehr zu verändern, da diese in den Einstellungen vom Administrator festgelegt worden sind.

Falls gewünscht, können bestimmte Pfade innerhalb des Verzeichnisses ausgeschlossen werden. Tragen Sie diese in das entsprechende Feld ein. Fügen Sie noch einen Kommentar hinzu und speichern Sie ab. Der Vorgang wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt durchgeführt.

AdHoc

Die AdHoc-Archivierung führt den Vorgang unmittelbar und nicht nach einem festgelegten Zeitpunkt aus. Wählen Sie auch hier die entsprechende Alterkategorie aus, tragen Sie einen Kommentar ein und Starten Sie den Vorgang. Fall das gesamte Verzeichnis geleert wird, können Sie mit Leeres Einstiegsverzeichnis löschen das zurückgebliebene, leere Verzeichnis entfernen lassen.

Symbolische Links aktivieren

-Die Standarteinstellung für die symbolischen Links sieht folgendermassen aus:

Sie können den Status abrufen in dem Sie die Command-Konsole aufrufen und den Befehl
fsutil behavior query SymlinkEvaluation
ausführen.

Wenn der Quellpfad auf der lokalen Maschine liegt ist dies ausreichend. Für die andere, remote->remote  ausgeführte Variante, müssen die symbolischen Links für remote->remote aktiviert werden.

Dies kann mit der Befehlszeile fsutil behavior set SymlinkEvaluation R2R:1 ausgeführt werden

(Weitere Informationen zum Thema Symbolische Links)

Download User Guide: Data Retention

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