Verzeichnisbeantragung Konfiguration (Folder Self Service)


Der Folder Self Service erlaubt Austauschordner mit einer gesetzten Berechtigung auf einzelne User, eine Gruppe oder eine migRaven Rolle anzulegen.

Der entsprechende Ordner wird automatisch im Live-System erzeugt, entsprechend berechtigt und wird nach einer vordefinierten Zeit wieder gelöscht, solange dessen Laufzeit nicht verlängert wird.


Das Konfigurationsmenü befindet sich im WebClient unter Konfiguration/Verzeichnisbeantragung

Hinweise

Die Verzeichnisbeantragung ist eine schnelle und einfache Lösung um Austauschordner für eine begrenzte, oder auch grössere Gruppe von Usern zur Verfügung zu stellen.

Sobald ein Ordner erstellt wurde, werden alle berechtigten Benutzer per Mail mit dem entsprechenden Link benachrichtigt. Voraussetzung ist allerdings dass die E-Mail Funktion zuvor konfiguriert worden ist.

Allgemeine Hinweise in kurzen Worten die zu beachten wären:

  • Der Zielordner für das Austauschverzeichnis sollte als eigenes Projekt in migRaven angelegt werden
  • Logs der Vorgänge sind auch nach dem Löschen des Verzeichnisses noch verfügbar

Konfiguration

Mit Vorlage erstellen können Sie ein neues Template anlegen und bearbeiten.

Vorlage aktivieren
Hier aktivieren bzw. deaktivieren Sie Vorlagen. Deaktivierte Vorlagen können beim Erstellen von Verzeichnissen nicht verwendet werden.

Bezeichnung der Vorlage
Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Vorlage ein, um es bei der späteren Anwendung identifizieren zu können.

Beschreibung der Vorlage
Geben Sie hier eine Beschreibung für die zu erstellende Vorlage ein

Regex-Validierung

Hinterlegen Sie (optional) einen regulären Ausdruck über den der Verzeichnisname bei der Erstellung validiert wird. Wird dieses Feld leer gelassen findet keine Validierung statt.

Beispiel:

^[a-zA-Z0-9]{1,25}$

[a-zA-Z0-9]
Gibt an, dass der Name alle Buchstaben in Groß-/Kleinschreibung und Zahlen von 0-9 enthalten darf.

{1,25}
Gibt an, dass der Name zwischen 1-25 Zeichen lang sein darf.
$
Gibt an, dass die Regeln für den kompletten eingegebenen String gelten müssen.

Es stehen Online-Resourcen zum testen von Ausdrücken bereit.
Ebenso eine Übersicht zur Thema Browserkompatibilität (unten im Artikel).


Austausch-Modus

Verzeichnisse, die mit Rechte indirekt erstellt werden, dienen der standardisierten Anlage von z.B. Projektverzeichnissen. Im Projekt-Modus haben Sie die Möglichkeit, vorher eine feste Verzeichnisstruktur mit Berechtigungen zu definieren (Knopf Struktur & Berechtigungen), die automatisch unterhalb des beantragten Verzeichnisses erstellt werden.

Im indirekt-Modus werden Berechtigungen direkt und nicht über neu erstellte Gruppen (vgl. Best-Practice-Modus) vergeben. Verwenden Sie deshalb idealerweise Rollengruppen für die Berechtigungen, wenn Sie die Struktur definieren.

Projektmodus
Im Projektmodus können Sie komplette Ordnerstrukturen erzeugen anstatt nur einen einzelnen Austauschordner. Die entweder über eine eingelesene CSV. Datei oder direkt in der Vorlage.



Laufzeit der erstellten Ordner
Hier konfigurieren Sie, ob der Anwender eine Löschfrist für das Verzeichnis definieren kann, wenn es erstellt wird. Nach Ablauf der Löschfrist wird das Verzeichnis automatisch von migRaven gelöscht. Für Verzeichnisse, die im Austausch-Modus erstellt wurden, ist die Löschfrist im Standard aktiviert.

Verlängerungsoptionen
Sie können zusätzlich einstellen, wie oft und um wie viele Tage die Löschfrist vom Anwender verlängert werden darf, nachdem das Verzeichnis erstellt wurde.

Auswahl des Zielpfades
Konfigurieren Sie hier den Pfad, in dem Verzeichnisse, die auf dieser Vorlage basieren, angelegt werden. Dazu wählen Sie ein verfügbares Projekt aus.

Struktur & Berechtigungen

Dieser Menüpunkt existiert nur im Projektmodus. Legen Sie hier die Unterstruktur der zu erzeugenden Austauschordner fest.

Zugriff auf die Vorlage

Hier stellen Sie ein, welche Anwender Zugriff auf diese Vorlage haben, wenn sie Verzeichnisse beantragen. Es stehen drei verschiedene Arten zur Wahl, Anwender zu berechtigen. Pro Vorlage kann nur eine der drei Möglichkeiten konfiguriert werden.

1. AD Konten: Definieren Sie vorhandene Gruppen oder Benutzerkonten aus ihrem AD, z.B. Domänen-Benutzer, wenn alle Anwender aus der Domäne Verzeichnisse auf Basis dieser Vorlage beantragen können sollen.

2. migRaven Rollen: Definieren Sie eine oder mehrere der migRaven Rollen aus der Kontenverwaltung im Rich Client, z.B. „Requester“. Damit haben alle AD Konten auf diese Vorlage Zugriff, die in der Rolle „Requester“ hinterlegt sind.

3. Abteilung @ Domäne: Definieren Sie eine oder mehrere Abteilungen aus einer Domäne. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, abteilungsspezifische Vorlagen zu erstellen, auf die neue Mitarbeiter in der Abteilung sofort Zugriff haben. Beim einem Abteilungswechsel wird der Zugriff sofort verloren. Diese Art der Konfiguration setzt voraus, dass das Attribut Abteilung/Department im AD gepflegt ist.

Vorlage speichern
Hier wird die angelegte Vorlage gespeichert

Rolle /Account Konfiguration


Damit die autorisierten Benutzer die Option für die Beantragung in ihrem Browser sehen können, müssen Sie diese Option als Administrator in migRaven freigeben.

Die Option finden Sie im Migrations-Client unter Konfiguration Rolle/Account.

Setzen Sie das Häckchen für den Punkt Neues Verzeichnis beantragen bei den Rollen Data Owner und Requester

Jeder (in der Konfiguration) berechtigte User wird automatisch als Data Owner oder Requester eingetragen. Dabei muss die Option der Verzeichnisbeantragung für den Data-Owner erstmalig aktiv sein.

Geben Sie im Anschluss einen Kommentar in das darüberliegende Kommentarfeld und speichern Sie die Änderungen ab.


Hier geht es weiter zur Verzeichniserstellung aus Anwenderperspektive

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