Für die hier beschriebenen Vorgehensweisen ist das lizensierte migRaven.24/7 Access Management erforderlich.
Einleitung
Mit dem migRaven Folder Self Service können Benutzer beispielsweise Verzeichnisse zum Austausch von Daten selbst erstellen und, dem Verwendungszweck entsprechend, berechtigen. Das hat den Vorteil, dass wirklich nur die Benutzer Zugriff auf diese Dateien bekommen, die sie verarbeiten, womit Sie Compliance Richtlinien einhalten und Daten nicht in die falschen Hände geraten können.
In der Vorlage zur Erstellung eines Verzeichnisses ist ganz klar festgelegt, wo dieses Verzeichnis angelegt wird, so dass Sie das Chaos undefinierter Ablageorte verhindern. So können Sie unterschiedliche Vorlagen zur Erstellung der Verzeichnisse gezielt berechtigen, damit nicht jeder jede Vorlage nutzen kann und die Auswahl der Vorlage damit auch sehr übersichtlich bleibt.
Nach der Erstellung eines Verzeichnisses werden die berechtigten Benutzer per E-Mail darüber benachrichtigt, dass es zur Verfügung steht und damit gearbeitet werden kann. Voraussetzung dafür ist es, dass Sie eine aktive E-Mail-Konfiguration eingerichtet haben.
Beim Erstellen einer Vorlage zur Erstellung von Verzeichnissen müssen / können untenstehende Kriterien definiert werden:
- Name der Vorlage
- Beschreibung zu Verwendung der Vorlage
- Regex zu Namensbestandteilen, die ein Verzeichnisname zwingend enthalten muss – zum Beispiel führende Kundennummer (optional)
- Berechtigungsmodus
- Pfad – unter dem mit einer Vorlage ein Verzeichnis erstellt werden soll
- Laufzeit – nach deren Ablauf migRaven ein Verzeichnis automatisch löschen soll (optional)
- Verfügbar für – berechtigte Nutzer der Vorlage
- E-Mail-Benachrichtigung – Empfänger wird, nach Erstellung eines Verzeichnisses mit dieser Vorlage, immer informiert (optional)
Es können verschiedene Vorlagen erzeugt und auch wieder bearbeitet werden. Damit wird sichergestellt, dass verschiedene Optionen (zum Beispiel dauerhafte oder zu löschende Verzeichnisse) für individuelle Situationen konfiguriert werden können.
Vorlagen erstellen
Öffnen Sie über die Navigationsleiste die Konfiguration (1) und anschließend die Verzeichniserstellung (2).
Wählen Sie Vorlage erstellen (3) um mit der Konfiguration der Vorlage beginnen zu können.
Allgemeine Hinweise die zu beachten sind:
- Das Zielverzeichnis für Austauschverzeichnisse muss vorher angelegt werden
- Logs der Vorgänge sind auch nach dem Löschen eines Verzeichnisses, über die Systemüberwachung, noch verfügbar
- Die Gruppe der Domänenbenutzer sollte der migRaven Requester-Rolle zugeordnet werden
Konfiguration
Um die Vorlage nach Erstellung verwenden zu können, aktiviere Sie sie (4). Geben Sie der Vorlage einen Namen (5), so dass der Anwender direkt sehen kann, wofür die Vorlage verwendet werden kann. Beschreiben Sie den Verwendungszweck des Verzeichnisses (6) und geben Sie gegebenenfalls Anweisungen mit. Eine Anweisung kann beispielsweise aus einer Regex (7) resultieren.
Legen Sie den Berechtigungsmodus, in dem das Verzeichnis erstellt werden soll (8), fest, und wählen Sie, unter welchem Zielpfad das Verzeichnis erstellt werden soll (9).
Wahl des Zielpfades (9).
Belassen Sie die Laufzeit auf aktiviert (10) und geben Sie die reguläre Laufzeit des Verzeichnissen an (11). In diesem Beispiel hat das Verzeichnis eine Mindestlaufzeit von einem Tag und maximal sieben Tage, wird die Vorlage zur Erstellung eines Verzeichnisses geöffnet ist als Laufzeit zwei Tage eingetragen und kann verringert oder erweitert werden.
Geben Sie an, ob der Data Owner des Verzeichnisses dieses nochmal verlängern darf (12) und wenn ja, für wie lange, hier ein Mal für drei Tage (13).
Legen Sie die Verfügbarkeit der Vorlage fest, also wer sie wird verwenden dürfen (14). Nutzen Sie dafür die Suche nach Personen, Gruppen oder Abteilungen (15).
Falls es notwendig sein sollte, dass jemand über Verzeichniserstellungen mit dieser Vorlage informiert werden soll, tragen Sie diesen Benutzer unter E-Mail-Benachrichtigungen ein (16), er erhält dann jedes Mal eine E-Mail.
Nach dem Speichern (17) steht die Vorlage den berechtigen Benutzern zur Verfügung, gegebenenfalls muss der migRaven Web Client noch einmal neu geladen werden.
Es können maximal fünf Benutzer für die E-Mail-Benachrichtigung hinterlegt werden. Sofern beim Erstellen eines Verzeichnisses die E-Mail-Versandoption nicht deaktiviert wird, bekommen die hier eingetragenen Benutzer bei jeder Erstellung eine E-Mail, sowie bei jeder Löschung eines dieser Verzeichnisse.
Rollenzuweisung
Den unterschiedlichen Rollen muss die Möglichkeit aktiviert werden, Neue Verzeichnisse, basierend auf Vorlagen, erstellen zu dürfen. Dies muss vom migRaven Administrator im migRaven Admin Client, im Rollen-Designer vorgenommen werden.
Zusätzliche Informationen
Regex-Validierung
Hinterlegen Sie (optional) einen regulären Ausdruck, über den der Verzeichnisname bei der Erstellung validiert wird. Wird dieses Feld leer gelassen, findet keine Validierung statt. Damit kann der Administrator festlegen, welche (und wie viele) Zeichen für die Benennung der Ordner verwendet werden dürfen.
Beispiel:
^[a-zA-Z0-9]{1,25}$
[a-zA-Z0-9]
Gibt an, dass der Name alle Buchstaben in Groß-/Kleinschreibung und Zahlen von 0-9 enthalten darf.
{1,25}
Gibt an, dass der Name zwischen 1-25 Zeichen lang sein darf.
$
Gibt an, dass die Regeln für den kompletten eingegebenen String gelten müssen.
Es stehen Online-Resourcen zum Testen von Ausdrücken bereit.
Ebenso eine Übersicht zum Thema Browserkompatibilität (unten im Artikel).
Auswahl Berechtigungsmodus & direkter / indirekter Modus
Es kann zwischen Austauschmodus und Projektmodus gewählt werden.
Verzeichnisse, die mit Rechte indirekt erstellt werden, dienen der standardisierten Anlage von z.B. Projektverzeichnissen. Im Projekt-Modus haben Sie die Möglichkeit, vorher eine feste Verzeichnisstruktur mit Berechtigungen zu definieren (Knopf Struktur & Berechtigungen), die automatisch unterhalb des beantragten Verzeichnisses erstellt werden.
Im indirekt-Modus werden Berechtigungen direkt und nicht über neu erstellte Gruppen vergeben. Verwenden Sie deshalb idealerweise Rollengruppen für die Berechtigungen, wenn Sie die Struktur definieren.
Im Projektmodus können Sie komplette Ordnerstrukturen erzeugen anstatt nur einen einzelnen Austauschordner. Diese können entweder über eine eingelesene CSV. Datei, oder direkt in der Vorlage erstellt werden. Wird der Projektmodus gewählt, erscheint der zusätzlicher Menüpunkt „Struktur und Berechtigungen“. Legen Sie dort die Struktur der zu erzeugenden Unterordner, innerhalb des erzeugten Verzeichnisses fest.
E-Mail-Benachrichtigungen
Es können maximal 5 E-Mail-Adressen hinterlegt werden. Die definierten Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn auf der Basis dieser Vorlage ein Verzeichnis erstellt wird bzw. wenn ein Verzeichnis, das mit dieser Vorlage erstellt wurde, gelöscht wird.
Wichtig: Die hinterlegten Empfänger erhalten nur dann die E-Mail-Benachrichtigung, wenn der Anwender bei der Verzeichniserstellung die Option „E-Mail-Benachrichtigung nach erfolgreicher Erstellung“ aktiviert lässt. Wenn der Anwender die Option deaktiviert, dann erhalten auch die in der Vorlage hinterlegten Empfänger keine E-Mail.
Spätere Bearbeitungen der Empfängerliste werden nicht bei bereits erstellten Verzeichnissen mit dieser Vorlage berücksichtigt. Sollte jedoch ein Konto vor der Lösch-Ausführung deaktiviert, gelöscht oder in das Archiv geschoben werden, so wird dies berücksichtigt.