Verzeichnisbeantragung Konfiguration (Folder Self Service)


Der Folder Self Service erlaubt Austauschordner mit einer gesetzten Berechtigung auf einzelne User, eine Gruppe oder eine migRaven Rolle anzulegen.

Der entsprechende Ordner wird automatisch im Live-System erzeugt, entsprechend berechtigt und wird nach einer vordefinierten Zeit wieder gelöscht, solange dessen Laufzeit nicht verlängert wird.


Das Konfigurationsmenü befindet sich im WebClient unter Konfiguration/Verzeichnisbeantragung

Hinweise

Die Verzeichnisbeantragung ist eine schnelle und einfache Lösung um Austauschordner für eine begrenzte, oder auch grössere Gruppe von Usern zur Verfügung zu stellen.

Sobald ein Ordner erstellt wurde, werden alle berechtigten Benutzer per Mail mit dem entsprechenden Link benachrichtigt. Voraussetzung ist allerdings dass die E-Mail Funktion zuvor konfiguriert worden ist.

Allgemeine Hinweise in kurzen Worten die zu beachten wären:

  • Der Zielordner für das Austauschverzeichnis sollte als eigenes Projekt in migRaven angelegt werden
  • Logs der Vorgänge sind auch nach dem Löschen des Verzeichnisses noch verfügbar

Konfiguration

Mit Vorlage erstellen können Sie ein neues Template anlegen und bearbeiten.

Status
Hier aktivieren bzw. deaktivieren Sie Vorlagen. Deaktivierte Vorlagen können beim Erstellen von Verzeichnissen nicht verwendet werden.

Name
Geben Sie einen eindeutigen Namen für Ihre Vorlage ein, um es bei der späteren Anwendung identifizieren zu können.

Beschreibungsfeld
Geben Sie hier eine Beschreibung für die zu erstellende Vorlage ein

Löschfrist
Hier konfigurieren Sie, ob der Anwender eine Löschfrist für das Verzeichnis definieren kann, wenn es erstellt wird. Nach Ablauf der Löschfrist wird das Verzeichnis automatisch von migRaven gelöscht. Für Verzeichnisse, die im Austausch-Modus erstellt wurden, ist die Löschfrist im Standard aktiviert.

Sie können zusätzlich einstellen, wie oft und um wie viele Tage die Löschfrist vom Anwender verlängert werden darf, nachdem das Verzeichnis erstellt wurde.



Pfad
Konfigurieren Sie hier den Pfad, in dem Verzeichnisse, die auf dieser Vorlage basieren, angelegt werden.

Modus
Hier konfigurieren Sie wie Berechtigungen auf den neu erstellten Verzeichnissen gesetzt werden:


Verzeichnisse, die im Projekt-Modus erstellt werden, dienen der standardisierten Anlage von z.B. Projektverzeichnissen. Im Projekt-Modus haben Sie die Möglichkeit, vorher eine feste Verzeichnisstruktur mit Berechtigungen zu definieren (Knopf Struktur & Berechtigungen), die automatisch unterhalb des beantragten Verzeichnisses erstellt werden.

Im Projekt-Modus werden Berechtigungen direkt und nicht über neu erstellte Gruppen (vgl. Best-Practice-Modus) vergeben. Verwenden Sie deshalb idealerweise Rollengruppen für die Berechtigungen, wenn Sie die Struktur definieren.

Verzeichnisse, die im Best-Practice-Modus erstellt werden, sind Verzeichnisse, die keinen spezifischen Einsatzzweck haben. Berechtigungen auf diesen Verzeichnissen werden nach Best Practice vergeben. Das heißt, es werden automatisch dedizierte Berechtigungsgruppen erstellt und berechtigt. Die eigentlichen Konten, die Zugriff auf das Verzeichnis erhalten sollen, werden dann Mitglied der entsprechenden Berechtigungsgruppe

Im Austausch Modus werden User direkt ohne Berechtigungsgruppen berechtigt. Der Zugriff erfolgt sofort und macht ein späteres löschen der Gruppen (bei der Löschung des Ordners) überflüssig.

-AD-Konto
Berechtigt ein einzelnes Benutzerkonto aus dem AD auf dem Ordner

-Abteilung@Domain
Berechtigt eine ganze Abteilung/Gruppe auf dem Ordner

-migRaven Rolle
Berechtigt jeden User der auf der ausgewählten migRaven Rolle gelistet ist auf dem Ordner

Verfügbar für:

Hier stellen Sie ein, welche Anwender Zugriff auf diese Vorlage haben, wenn sie Verzeichnisse beantragen. Es stehen drei verschiedene Arten zur Wahl, Anwender zu berechtigen. Pro Vorlage kann nur eine der drei Möglichkeiten konfiguriert werden.

1. AD Konten: Definieren Sie vorhandene Gruppen oder Benutzerkonten aus ihrem AD, z.B. Domänen-Benutzer, wenn alle Anwender aus der Domäne Verzeichnisse auf Basis dieser Vorlage beantragen können sollen.

2. migRaven Rollen: Definieren Sie eine oder mehrere der migRaven Rollen aus der Kontenverwaltung im Rich Client, z.B. „Requester“. Damit haben alle AD Konten auf diese Vorlage Zugriff, die in der Rolle „Requester“ hinterlegt sind.

3. Abteilung @ Domäne: Definieren Sie eine oder mehrere Abteilungen aus einer Domäne. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, abteilungsspezifische Vorlagen zu erstellen, auf die neue Mitarbeiter in der Abteilung sofort Zugriff haben. Beim einem Abteilungswechsel wird der Zugriff sofort verloren. Diese Art der Konfiguration setzt voraus, dass das Attribut Abteilung/Department im AD gepflegt ist.



Speichern
Hier wird die angelegte Vorlage gespeichert

Rolle /Account Konfiguration


Damit die autorisierten Benutzer die Option für die Beantragung in ihrem Browser sehen können, müssen Sie diese Option als Administrator in migRaven freischalten.

Die Option finden Sie im Migrations-Client unter Konfiguration Rolle/Account.

Setzen Sie das Häckchen für den Punkt Neues Verzeichnis beantragen bei den Rollen Data Owner und Requester

Jeder (in der Konfiguration) berechtigte User wird automatisch als Data Owner oder Requester eingetragen. Dabei muss die Option der Verzeichnisbeantragung für den Data-Owner erstmalig aktiv sein.

Geben Sie im Anschluss einen Kommentar in das darüberliegende Kommentarfeld und speichern Sie die Änderungen ab.


Hier geht es weiter zur Verzeichniserstellung aus Anwenderperspektive

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