Verzeichniserstellung über Vorlagen

Die Vorlagen zur Erstellung von Verzeichnissen bieten Ihnen die Möglichkeit, gezielt in einem Verzeichnis Unterordner zu erstellen. Diesen Verzeichnissen können Ablaufdaten mitgegeben werden, so dass ein Verzeichnis beim Erreichen dieses Datums automatisch von migRaven gelöscht wird, zum Beispiel ein Austauschverzeichnis, das nur zum Austausch von Dateien genutzt wird.

Sie legen beim Erstellen fest, wer wie auf dieses Verzeichnis berechtigt werden soll und wer Data Owner dieses Verzeichnisses wird, maximal zehn. Beim Setzen der Data Owner ist wichtig zu beachten, dass die Data Owner Funktion niemals auf ein Verzeichnis berechtigt.

Ist es, im weitern Verlauf der Nutzung des Verzeichnisses, nötig, Berechtigungen anzupassen, macht das der Data Owner in Eigenverantwortung, ohne von einem Administrator abhängig zu sein.

Ordner Erstellen

Klicken Sie unter My Folders auf Ordner erstellen (1). Damit bekommen Sie eine Auswahl an Vorlagen, auf die Sie berechtigt sind.

Vorlage auswählen

Öffnen Sie das Drop Down Menü (2) und wählen Sie die aktuell benötigte Vorlage aus Ihren berechtigten Vorlagen aus (3).

Verzeichnisbenennung

Nach der Auswahl der von Ihnen gewünschten Vorlage bekommen Sie eine Beschreibung zur Verwendung der Vorlage (4). Diese Beschreibung kann Anweisungen zur Benennung des Verzeichnisses beinhalten. Diese Anweisungen können über die Vorlage erzwungen werden oder sollten manuell befolgt werden.

Der Name des Verzeichnisses muss mindestens zehn Zeichen lang sein (5).

Nachdem Sie einen Verzeichnisnamen vergeben haben (6), der Ihren Namenskonventionen entspricht, wird Ihnen unter dem Namensfeld der vollständige Pfad zu dem Verzeichnis angezeigt (7).

Data Owner (Verzeichnisverantwortlichen) eintragen

Da Sie im Begriff sind, das Verzeichnis zu erstellen, geht migRaven davon aus, dass Sie der Verzeichnisverantwortliche, Data Owner, sein werden und setzt Sie automatisch in der Data Owner Konfiguration dieses Verzeichnisses (8). Hier haben Sie die Möglichkeit, weitere Data Owner hinzuzufügen oder Ihren Benutzer durch einen anderen zu ersetzen. Es können maximal zehn Data Owner auf einem Verzeichnis gesetzt werden.

Wichtig: Als Data Owner haben Sie noch keine Berechtigungen auf das Verzeichnis.

Angabe weiterer berechtigter Konten

Als nächstes müssen Sie Benutzer, die mit dem Verzeichnis arbeiten sollen auf dieses berechtigen. Wie schon erwähnt, müssen auch Data Owner Zugriffsberechtigungen auf das Verzeichnis bekommen. Suchen Sie über das Suchfeld (9) die Benutzer, Gruppen oder Abteilungen, die Sie auf das Verzeichnis berechtigen wollen. Sie können auch explizit nur nach Personen suchen, indem Sie Gruppen und Abteilungen abwählen (10).

Wählen Sie den Benutzer, die Gruppe oder die Abteilung aus dem Suchergebnis aus, den / die Sie berechtigen wollen.

Nachdem Sie die Benutzer, Gruppen, Abteilungen unter der Suche hinzugefügt haben, legen Sie fest, welche Berechtigung die Benutzer jeweils bekommen sollen (11), hier unterscheiden wir zwischen RE (Lesen und Ausführen) und MX (Ändern Plus).

Wenn Sie sich vergewissern wollen, welche Mitglieder die Gruppe grp_it hat, oder sie nur eine Teilmenge der Mitglieder der Gruppe berechtigen wollen, expandieren Sie die Mitgliedschaften rechts neben dem Namen der Gruppe (12).

In dem sich öffnenden Fenster bekommen Sie einen konkreten Überblick der Mitglieder der Gruppe und haben hier die Möglichkeit, expliziter zu wählen, wer auf Ihr Verzeichnis berechtigt werden soll oder nicht.

Wählen Sie Mitglieder der Gruppe gezielt aus (13), werden die Benutzer explizit berechtigt werden, die Gruppe wird unter den ausgewählten Konten nicht mehr zu sehen sein. Wie unter (14) zu sehen ist, ist die Gruppe nicht mehr das gewählte Objekt, das berechtigt werden soll.

Weitere Einstellungen / Verfallsdatum angeben

Abhängig vom Typ der Vorlage, kann es sein, dass ein Verzeichnis mit einer Laufzeit vorgesehen ist. Wenn Sie Daten gezielt mit Kollegen austauschen wollen, verwenden Sie eine zeitlich begrenzte Vorlage, Das Verzeichnis wird dann nach Erreichen des Ablaufdatums automatisch gelöscht. Damit bleibt eine angemessene Datenhygiene und DSGVO Konformität erhalten. Hierbei sprechen wir von Austauschverzeichnissen. Im Gegensatz dazu können Vorlagen im Projektmodus zur Verfügung gestellt werden, die keine Laufzeit haben.

Beispiel: Mögliche Laufzeiten sind in der Vorlage vordefiniert. So kann es sein, dass die Vorlage eine Standardlaufzeit von zwei Tagen mitbringt, die aber auf sieben Tage erhöht werden kann. Ebenso ist es denkbar, im Vorfeld eine Verlängerung der Laufzeit zu konfigurieren.

In migRaven.24/7 können Sie zeitgleich beim Erstellen eines Verzeichnisses auch eine Laufzeit für das neue Verzeichnis bestimmen. Das ist beispielsweise sinnvoll bei Ordnern zum Austausch von Dateien, die Sie nur kurze Zeit benötigen. Damit diese neu angelegten Verzeichnisse langfristig nicht die gesamte Dateiablage belasten, sollte von Ihnen direkt ein Verfallsdatum angegeben werden. Im Standard sind 3 Tage Laufzeit angegeben, die Sie jedoch nach Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Klicken Sie in die Auswahl der Tage (1) oder auf das Kalendersymbol (2) und bestimmen Sie so die Laufzeit in Tagen für das neu anzulegende Verzeichnis.

Vor dem Ende der Laufzeit werden Sie per Email informiert. Wenn die verwendete Vorlage eine Verlängerung der Laufzeit erlaubt, können Sie ggf. die Laufzeit wieder verlängern.

Verwendungshinweis

Geben Sie hier den Verwendungszweck ein, wie z.B. „Austauschordner zwischen Marketing und Vertrieb“.

Kommentar zur Erstellung

Nutzen Sie die Möglichkeit mit dem Kommentarfeld Ihre am neuen Verzeichnis beteiligten Kolleginnen und Kollegen zu informieren. Diese erhalten Ihre Nachricht direkt als Email. Erklären Sie beispielsweise kurz, für welchen Zweck Sie den neuen Ordner anlegen.

Wichtig: damit Ihre Einstellungen erhalten bleiben und das neue Verzeichnis wirklich erzeugt wird, müssen Sie auf ERSTELLEN klicken.

Nach einer kurzen Wartezeit springt die Ansicht automatisch auf die Startansicht zurück. Sobald das neue Verzeichnis vom System eingelesen ist, wird es in der Übersicht angezeigt.


Hinweis: Wie Sie die Erstellung eines Verzeichnisses über den Desktop Client vornehmen können, finden Sie hier: Verzeichnisse mit eigenen Berechtigungen erstellen

Permanentlink zu diesem Beitrag: https://help.migraven.com/folder-self-service-verzeichniserstellung-fuer-mitarbeiter/