Verzeichnisse als Self Service erstellen

Hinweis: Wie die Erstellung über den Webclient funktioniert, finden Sie hier: https://help.migraven.com/folder-self-service-verzeichniserstellung-fuer-mitarbeiter/

Assistent starten

Um einen neuen Ordner zu erstellen, öffnen Sie den migRaven Explorer Folder Self Service Desktop Client, welcher Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Ordners leiten wird.

Vom Desktop aus: Hierzu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Icon in der Taskleiste und gehen über Folder Self Service zu New Folder

migRaven Folder Self Service vom Desktop öffnen

Vom Microsoft Datei Explorer aus: Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das freie Feld um das Kontextmenü aufzurufen. Hierüber rufen Sie die integrierten Funktionen des migRaven Desktop Client auf. Klicken Sie dort auf Folder Self Service > New Folder.

migRaven Folder Self Service im Explorer öffnen

1. Schritt: Vorlage wählen

Im ersten Schritt fordert migRaven Sie auf, eine geeignete Vorlage für den neuen Ordner zu wählen. Nutzen Sie hierfür das Drop-Down Menü und wählen die passende Art für das neue Verzeichnis aus. Die Vorlage bestimmt alle Eigenschaften des neu zu erstellenden Ordners. So erleichtert migRaven die Grundeinstellungen des neuen Verzeichnisses. Dies betrifft folgende Einstellungen:

  • Wo wird das Verzeichnis erstellt
  • Wie können die Berechtigungen auf diesem Verzeichnis verwaltet werden
  • Wird das Verzeichnis automatisch nach Ablauf einer bestimmten Frist gelöscht
Passende Vorlage für das neue Verzeichnis wählen
Merke: Es kann sein, dass Sie nicht alle Vorlagen sehen können. Die Sichtbarkeit wird zentral gesteuert. Falls Sie eine Vorlage vermissen, wenden Sie sich bitte an Ihren migRaven Administrator.

2. Schritt: Ordnername und Beschreibung festlegen

Im zweiten Schritt fordert migRaven Sie auf, einen passenden Namen sowie eine Beschreibung der Nutzung und des Zweckes des neuen Verzeichnisses festzulegen.

Merke: Die Beschreibung dient dazu, auch nach langer Zeit noch nachvollziehen zu können, warum der Ordner eigentlich erstellt wurde. Deswegen nehmen Sie sich bitte Zeit und beschreiben Sie so umfangreich wie möglich. Diese Beschreibung wird Ihnen auch direkt in den Ordnereigenschaften wieder angezeigt. Siehe letzter Block.
Name und aussagekräftige Beschreibung des Verzeichnisses festlegen

3. Schritt: Eigentümer des Verzeichnisses definieren

Danach legen Sie die jeweiligen Data Owner inklusive deren Rechteverteilung für Ihren Ordner fest. Hierzu geben Sie den Namen des Benutzers ein. Die Eingabe führt gleichzeitig zu einer Kontextsuche im Active Directory. migRaven erleichtert so die Auswahl zur Verfügung stehender Benutzer.

Merke: Data Owner sind Benutzer, die den Ordner verwalten können (d. h. löschen & Data Retention einsetzen). Es können bis zu 5 Eigentümer definiert werden. Data Owner können andere Owner hinzufügen und die Berechtigungen verwalten.

Bisher verwendete Data Owner werden in der Liste als Vorschläge aufgelistet. Machen Sie diese mit einem Aktivieren des Reglers “Is Owner” zum Data Owner, oder suchen Sie andere Benutzerkonten über das Suchfeld.

Benutzer auswählen, die Eigentümer des neuen Verzeichnis sind.

4. Schritt: Rechte für Benutzer zuweisen

Als Nächstes können Sie die Benutzer über deren User Accounts hinzufügen, die regulär auf dem Ordner berechtigt werden sollen.

Suchen Sie dafür die Benutzer über das Suchfeld und wählen Sie ob diese über Read&Execute (R&E) oder Modify+ (MD+) Rechte verfügen sollen.

Benutzer und Berechtigungen für neues Verzeichnis festlegen

5. Schritt (optional): Löschzeitpunkt definieren

Manche Vorlagen sind so konfiguriert, dass eine automatische Löschung des Ordners vorgesehen ist. Dies ist z.B. bei Austauschverzeichnissen der Fall. Diese sind in der Regel nur für eine gewisse Zeit im Einsatz.

Die Eigentümer des Ordners werden kurz vor der Löschung noch darüber informiert. Wenn es in der Vorlage definiert ist, dann kann man den Zeitpunkt der Löschung noch einmal verschieben.

Löschzeitpunkt für neues Verzeichnis festlegen

6. Schritt: Zusammenfassung

Im letzten Schritt wird Ihnen eine Zusammenfassung der vorher eingestellten Optionen zur Überprüfung dargestellt. Zudem wird ein Kommentar abgefragt.

Merke: Der Kommentar ist im Vergleich zur Beschreibung des Ordners dafür da den Auslöser für die Aktion (Erstellung des neuen Verzeichnisses) zu benennen. Dabei könnte es sich um die Email eines Kollegen oder ein Service Ticket handeln.
Überprüfung der Einstellungen und Historisierung der Aktion

Et voilà – Sie haben Ihren eigenen Ordner erstellt.

7. Schritt: Erzeugung des Ordners

Einige Sekunden später wird der Ordner über die zentralen Serverkomponenten von migRaven erzeugt. Nach erfolgreicher Umsetzung werden alle berechtigten Benutzer, falls ausgewählt, über eine Mail informiert.

So erstellen Sie über wenige Klicks ohne lange Kommunikationsschleifen selbstständig und transparent ein neues Verzeichnis über den migRaven Folder Self Service.

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