Erstellen einer einmaligen Datenaufbewahrung

Für die hier beschriebenen Vorgehensweisen ist das lizensierte migRaven.24/7 Data Retention erforderlich.

Einleitung

Als Data Owner entscheiden Sie darüber, welche Ihrer Daten archiviert werden sollen und welche nicht. Ihre IT kann nicht wissen, welche Daten für sie operativ relevant sind, also mit welchen Daten Sie Geld verdienen. Erfahrungsgemäß sind Daten, die seit mehr als zwei Jahren nicht mehr bearbeitet wurden, in den meisten Branchen operativ nicht mehr relevant. MigRaven wertet immer das Datum der letzten Änderung einer Datei aus und ordnet sie den entsprechenden Alterskategorien zu.

Dabei ist es immer wichtig zu bedenken, dass jeder Ordner, der abschließend archiviert worden ist, aus dem operativen Verzeichnisbaum gelöscht wird und damit die Benutzereffizienz deutlich steigert, da er gezielt auf seine relevanten Daten zugreifen kann, ohne lange suchen zu müssen.

Sollten Sie einmal Daten aus dem Archiv einsehen müssen, erreichen Sie das über den Archivlink im Windows Explorer (1).

Einmalige Datenaufbewahrung konfigurieren

Altdaten identifizieren

Öffnen Sie in My Folders (2) ihren Einstiegspfad im migRaven Web Client (3).

Sortieren sie gegebenenfalls die Spalte Alter (Anzahl) (4).

Führen Sie auf dem Verzeichnis, das Sie archivieren möchten (5), einen Rechtsklick aus und wählen Sie aus dem Kontextmenü (6) den Punkt Einmalige Datenaufbewahrung ausführen aus (7).

Archivierungskriterien festlegen

In der sich öffnenden Sidebar legen Sie fest, was aus einem Verzeichnis Sie archivieren möchten. Hierbei können Sie entweder alle Daten, oder auch nur eine altersbedingte Teilmenge an Daten archivieren (6).

Legen Sie fest, ob das Verzeichnis gelöscht werden soll, nachdem es abschließend archiviert wurde (7).
Das Verzeichnis nicht zu löschen ergibt nur dann Sinn, wenn es einen expliziten Data Owner hat oder gegebenenfalls an der Stelle ein Archivlink benötigt wird.
Kommentieren Sie die Archivierung (8) und speichern Sie die Aufgabe (9).

Die Archivierung wird innerhalb der nächsten 15 Minuten durchgeführt werden.