Erstellen einer einmaligen Datenaufbewahrung

Für die hier beschriebenen Vorgehensweisen ist das lizensierte migRaven.24/7 Data Retention erforderlich.

Einleitung

Als Data Owner entscheiden Sie darüber, welche Ihrer Daten archiviert werden sollen und welche nicht. Ihre IT kann nicht wissen, welche Daten für sie operativ relevant sind, also mit welchen Daten Sie Geld verdienen. Erfahrungsgemäß sind Daten, die seit mehr als zwei Jahren nicht mehr bearbeitet wurden, in den meisten Branchen operativ nicht mehr relevant. MigRaven wertet also immer das Datum der letzten Änderung einer Datei aus und ordnet sie den entsprechenden Alterskategorien zu.

Dabei ist es immer wichtig zu bedenken, dass jeder Ordner, der abschließend archiviert worden ist, aus den operativen Verzeichnisbaum gelöscht wird und damit die Benutzereffizienz deutlich steigert, da er gezielt auf seine relevanten Daten zugreifen kann, ohne lange suchen zu müssen.

Sollten Sie einmal Daten aus dem Archiv einsehen müssen, erreichen Sie das über den Archivlink im Windows Explorer (1).

Einmalige Datenaufbewahrung konfigurieren

Altdaten identifizieren

Öffnen Sie in My Folders ihren Einstiegspfad im migRaven Web Client (2).

Lassen Sie sich die Anzahl anzeigen (3) und sortieren sie gegebenenfalls die Spalte Alter (Anzahl) (4).

Wählen Sie auf dem Verzeichnis, das Sie archivieren möchten, aus dem Button Overlay die einmalige Datenaufbewahrung (5).

Archivierungskriterien festlegen

In der sich öffnenden Sidebar legen Sie fest, was Sie aus einem Verzeichnis archivieren möchten. Hierbei können Sie entweder alle Daten, oder auch nur eine altersbedingte Teilmenge an Daten archivieren (6).

Legen Sie fest, ob das Verzeichnis gelöscht werden soll, nachdem es abschließend archiviert wurde (7).
Das Verzeichnis nicht zu löschen macht nur dann Sinn, wenn es einen expliziten Data Owner hat und gegebenenfalls an der Stelle ein Archivlink benötigt wird.
Kommentieren Sie die Archivierung (8) und speichern Sie die Aufgabe (9).

Die Archivierung wird innerhalb der nächsten 15 Minuten durchgeführt werden.