3D Daten Heatmap – einfach den Datenberg finden

Was haben Sie davon

  • Sie können auf einen Blick die vorhandenen Strukturen analysieren,
  • Sie können gezielt Optimierungen einleiten,
  • Sie können das Potential von migRaven.24/7 Data Retention ausloten.

Wann man nie aufräumt, türmt es sich irgendwann auf. Genau so verhält es sich auch mit den Daten. Nur in die umgedrehte Richtung. Die Menge an Dokumenten bestimmt die Anzahl der Verzeichnisse, die Anzahl der Verzeichnisse bestimmt die Tiefe der Verzeichnisse. Der User strukturiert die Ablage ab einer bestimmte Menge immer weiter. Das führt dazu, dass die Daten immer Tiefer liegen. Das ist vor allem dann ungünstig, wenn auch die neuesten Daten in immer tieferen Ebenen liegen.

Dabei sollten die neuesten Daten immer an oberster Stelle liegen. Dann kann der User diese Dokumente, die wahrscheinlich die höchste Relevanz haben, wesentlich schneller finden und verschwendet keine wertvolle Arbeitszeit bei der Suche. Außerdem werden Folgefehler vermieden, weil er z.B. nicht die richtige Version gefunden sondern auf einer alten/falschen Version weiter gearbeitet hat.

Die 3D Daten Analyse zeigt in drei unterschiedlichen Darstellung den aktuellen Status der Struktur. Der Zugriff auf diese Analyse ist für Administratoren und Owner verfügbar.

3D Ansicht des Datenberges

Start der Analyse im migRaven.24/7 Web Client.

Erklärende Tabelle zum Datenberg

Die gefundenen Dokumente werden beim Scann analysiert und die Altersinformationen in migRaven abgespeichert. Auf der Basis des LastChangeDates werden die Dokumente in ALTERSKATEGORIEN (Spalten) einsortiert. Gleichzeitig wird analysiert, in welcher VERZEICHNISTIEFE (Reihen) sich die Dokumente befinden. In den ZELLEN kann man dann sehen, wieviel Dokumente es in dem Bereich gibt. Dort, wo die meisten Dokumente einer Alterskategorie/Verzeichnistiefe gefunden wurden, werden die Zahlen in weiß dargestellt.

Beispiel für suboptimale Struktur

In dem nachfolgenden Fall kann man sehen, dass die meisten Dokumente aus den Kategorien
„Jünger als 30 Tage“, „1-6 Monate“ und „6-12 Monate“ sich alle in der 7. Verzeichnisebene befinden. Aus Sicht einer effizienten Ablagestruktur ist das eindeutig zu tief.

Neue Daten sollten oben liegen – ältere (obsolete) Daten sollten nach unten und irgendwann rauswandern. (Data Retention)

Beispiel für optimale Verzeichnisstruktur – migRaven aktive Ablage

Wesentlich weniger Dateien, weniger Verzeichnisse, neue Dokumente liegen weiter oben im Verzeichnisbaum, die maximale Verzeichnistiefe wurde reduziert.

Erklärung der gefundenen Werte

Alle Zahlen werden genau erklärt. Auffällige Werte werden herausgestellt.

Analysen sind historisiert

Sie können über den Date-Picker den Datenstand auswählen und die Werte vergleichen.

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