Was haben Sie davon
- Sie können auf einen Blick die vorhandenen Strukturen analysieren,
- Sie können gezielt Optimierungen einleiten,
- Sie können das Potential von migRaven.24/7 Data Retention ausloten.
Wann man nie aufräumt, türmt es sich irgendwann auf. Genau so verhält es sich auch mit den Daten. Nur in die umgedrehte Richtung. Die Menge an Dokumenten bestimmt die Anzahl der Verzeichnisse, die Anzahl der Verzeichnisse bestimmt die Tiefe der Verzeichnisse. Der User strukturiert die Ablage ab einer bestimmte Menge immer weiter. Das führt dazu, dass die Daten immer Tiefer liegen. Das ist vor allem dann ungünstig, wenn auch die neuesten Daten in immer tieferen Ebenen liegen.
Dabei sollten die neuesten Daten immer an oberster Stelle liegen. Dann kann der User diese Dokumente, die wahrscheinlich die höchste Relevanz haben, wesentlich schneller finden und verschwendet keine wertvolle Arbeitszeit bei der Suche. Außerdem werden Folgefehler vermieden, weil er z.B. nicht die richtige Version gefunden, sondern auf einer alten/falschen Version weitergearbeitet hat.
Die 3D Datenanalyse zeigt in drei unterschiedlichen Darstellungen den aktuellen Status der Struktur. Der Zugriff auf diese Analyse ist für Administratoren und Owner verfügbar.
3D Ansicht des Datenbergs
Start der Analyse im migRaven.24/7 Web Client.
Erklärende Tabelle zum Datenberg
Die gefundenen Dokumente werden beim Scan analysiert und die Altersinformationen in migRaven abgespeichert. Auf der Basis des LastChangeDates werden die Dokumente in ALTERSKATEGORIEN (Spalten) einsortiert. Gleichzeitig wird analysiert, in welcher VERZEICHNISTIEFE (Reihen) sich die Dokumente befinden. In den ZELLEN kann man dann sehen, wie viele Dokumente es in dem Bereich gibt. Dort, wo die meisten Dokumente einer Alterskategorie/Verzeichnistiefe gefunden wurden, werden die Zahlen in weiß dargestellt.
Beispiel für eine suboptimale Struktur
In dem nachfolgenden Fall kann man sehen, dass die meisten Dokumente aus den Kategorien „Jünger als 30 Tage“, „1-6 Monate“ und „6-12 Monate“ sich alle in der 7. Verzeichnisebene befinden. Aus Sicht einer effizienten Ablagestruktur ist das eindeutig zu tief.
Neue Daten sollten oben liegen – ältere (obsolete) Daten sollten nach unten und irgendwann rauswandern (mit der Funktion Data Retention).
Beispiel für eine optimale Verzeichnisstruktur – migRaven.24/7 aktive Ablage
Wesentlich weniger Dateien, weniger Verzeichnisse, neue Dokumente liegen weiter oben im Verzeichnisbaum, die maximale Verzeichnistiefe wurde reduziert.
Erklärung der gefundenen Werte
Alle Zahlen werden genau erklärt. Auffällige Werte werden herausgestellt.
Analysen sind historisiert
Sie können über den Date-Picker den Datenstand auswählen und die Werte vergleichen.
