Verzeichnisse Klassifizieren mit Kategorien und Tags

In migRaven.24/7 (ab Version 7.2.23129.1) können auf Ordner so genannte „Tags“ gesetzt werden und diese bestimmten Kategorien zugeordnet werden. Dadurch wird eine Strukturierung der Verzeichnisse auf Metaebene erreicht.

Wichtig: migRaven selbst stößt keine automatische Weiterverarbeitung der Informationen zu Kategorien/Tags an. Nutzern von migRaven ist es jedoch möglich, die Datenbasis über eine offene API zu nutzen und die Tagging-Informationen mit PowerShell Skripten nach ihren Bedürfnissen automatisiert weiterzuverarbeiten.

In diesem Beitrag möchten wir Ihnen beispielhafte Einsatzmöglichkeiten aufzeigen, wie Sie die User-gesteuerte Klassifikation von Verzeichnissen nutzen können.

Einsatzmöglichkeiten

Das Tagging von Ordnern ist multifunktional und flexibel, weshalb es sehr vielfältige Einsatzszenarios und großes Einsatzpotential gibt.

Beispiele:

  • automatisierte Klassifizierung / Verschlüsselung,
  • automatisiertes Verschieben / Löschen / Schützen von Daten,
  • Archivierung von Verzeichnissen bestimmter Tags (z.B. gemäß steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen)
  • Aufbau einer „alternativen“ Struktur, welche im Desktop Client unter My Folders sichtbar ist.

Klassische Beispiele zur Verwendung von Kategorien und Tags

Nachfolgend soll die Liste Ihnen als Beispiel für Kategorien und ihre Tags dienen. In Klammern wird die Verwendung der Kategorie/des Tags beschrieben.

  • Kategorie: DSGVO (Für DSGVO relevante Verzeichnisse)
    • Bewerberdaten (Automatische Löschung der Verzeichnisse nach 6 Monaten)
    • Personaldaten Mitarbeiter (Löschung nach Austritt)
    • Kundendaten (Schutz der Daten mit AIP)
  • Kategorie: Verfügbarkeit (Regelung der Verfügbarkeit von Verzeichnissen)
    • Hochverfügbar (Verzeichnisse mit diesem Tag verbleiben auf dem zentralen Server)
    • Nicht hochverfügbar (Verzeichnisse mit diesem Tag dürfen ins Archiv)
    • Langfristig verfügbar (Verzeichnisse werden automatisch ins D3 Langzeitarchiv verschoben)
  • Kategorie: Sicherheitsklassen (Für die Verschlüsselung von Daten)
    • High Confidential (Die Daten der Verzeichnisse sind verschlüsselt und nur von Personen nutzbar, die explizite Zugriffsberechtigungen haben)
    • Sicherheitsklasse: Intern (Die Daten der Verzeichnisse sind verschlüsselt, aber von allen Mitarbeitern im Unternehmen nutzbar)
    • Sicherheitsklasse: Extern (Die Daten der Verzeichnisse sind nicht verschlüsselt)
  • Kategorie: Aufbewahrungszeiten (Verzeichnisse mit diesem Tag werden automatisch archiviert und/oder gelöscht)
    • Löschen in 10 Jahren (Verzeichnisse werden nach 10 Jahren „last change“ gelöscht)
    • Löschen nach 6 Monaten (Verzeichnisse werden nach 6 Monaten „last change“ gelöscht)
    • Archivieren nach 12 Monaten (Verzeichnisse werden automatisch nach 12 Monate „last change“ ins Archiv geschoben)
  • Kategorie: Abhängigkeiten zu Applikationen (Für Applikationen, die auf Verzeichnisse zugreifen)
    • UC4 (Datenaustausch über Tool UC4)
    • SAP (SAP greift auf diese Verzeichnisse zu)

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