Warum: Verzeichnisstrukturen auf Filerservern optimieren

Warum sollte man gewachsene Strukturen optimieren?

Dieses Thema wird immer wieder gern aufgegriffen und besprochen. Wir als Quasi-Spezialisten, weil wir uns ausschließlich mit dem Thema beschäftigen, haben über die letzten Jahre für unsere Kunden passende Formeln und Regeln entwickelt.

Wir kümmern uns mit Vorliebe um die Daten auf dem Fileserver – unterstützen aber auch Konzepte zur Ablage in Dokumentenmanagementsystemen. Dies ist immer dann der Fall, wenn die Vorteile die Nachteile überwiegen. Z.B., wenn man auf Workflows oder eine automatische Dokumentenverarbeitung setzen kann.

In diesem Betrag soll es aber speziell um die unstrukturierten Daten auf dem Fileserver gehen.

Unstrukturiert – das ist das Wort, dass allen die Haare zu Berge stehen lässt. Unstrukturiert, weil der Inhalt eher einem Gedicht als einem Standard entspricht. Wenig bis keine Meta Informationen machen diese Daten extrem schwer wiederverwertbar. Sie sind über die letzten Jahre zu extremen Datenbergen angewachsen und haben sich vom Segen zum Fluch entwickelt. Sie fressen Zeit!

Also wie wird man Herr über die historischen Datenberge und etabliert gleichzeitig ein Konzept für die Zukunft.

Wer ist eigentlich verantwortlich für diese Fragestellungen?

Und warum sollten Sie sich als User um diese Fragen kümmern? Und nicht die Kollegen aus der IT-Abteilung?

  1. Es sind Ihre Daten. Sie sind der Einzige, der die Daten kennt.
  2. Es ist Ihre Zeit, die verloren geht (man rechnet heute mit ca. 30 min – 90 min/Mitarbeiter/Tag: 20 Arbeitstage/Jahr = richtig Geld!).
  3. Und schließlich: Sie wollen sicher nicht, dass jemand aus dem Nebenbüro zu Ihnen kommt, um Ihnen zu erklären, wie sie die Ordner in Ihrem Aktenschrank sortieren sollen. Und genau darauf läuft es früher oder später hinaus, wenn Sie sich nicht selber kümmern.

->>>> Jetzt ist die Zeit gekommen!

Erster Schritt – alles in den Keller oder doch gleich löschen?

Es lassen sich genauso viele Metaphern wie Ausreden finden, warum man gerade keine Zeit zum Aufräumen hat. Wer macht das schon gern? Vor allem, wenn es sich um mehr als 10.000 Objekte in seinem eigenen Verantwortungsbereich handelt.

Trotzdem – der Aufgabe muss man sich zuerst widmen. Bevor man ein neues Regal plant – muss man wissen, welche Ablagegegenstände eigentlich noch übrig bleiben. Danach widmen wir uns der Frage, welche Eigenschaften das Regal zur Ablage haben soll.

Jetzt kommt natürlich die spannende Frage, wie man das schaffen soll. Mit den Bordmitteln des Dateiexplorers von Windows leider sicher nicht. Ich würde allerdings nicht über dieses Thema schreiben, wenn ich keine Lösung hätte. Die Lösung steckt in migRaven.24/7 und dessen Möglichkeiten zur Visualisierung von Datenbergen und der automatischen Separierung der obsoleten Daten:

Wichtig ist, dass man die Informationen bekommt, um auch die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
Der Dateiexplorer zeigt nur die Struktur – mit migRaven bekommen Sie eine Vielzahl mehr an Informationen und auch gleich Möglichkeit, sich von Überflüssigem zu trennen. Die Funktion in migRaven.24/7 nennt sich DataRetention oder Separierung.

Aber der Reihe nach. Als ersten Schritt empfehlen wir immer noch die Löschung von Daten. Analysen haben gezeigt, dass es meist nicht mehr als 5% sind, die überhaupt länger aufgehoben werden müssen und einen echten Mehrwert bieten.

Die Fragen, die man sich stellen muss, sind:

  • Finde ich es, wenn ich es brauche?
  • Habe ich die richtige Version gefunden?
  • Kann ich der Datei, bzw. der Information überhaupt vertrauen? Kenne ich die Person die sie erstellt hat?
  • Bin ich überhaupt derjenige, der den Master der Datei hat? Oder habe ich sie nur als Kopie bekommen und kann sie mir deshalb jederzeit wieder von meinem Kollegen holen? Der hat wahrscheinlich eine neuere Version?
  • Was dauert länger – das Suchen oder das neu erstellen?
  • Gibt es vielleicht eh eine Sicherung, auf die ich in X Jahren zugreifen könnte?
  • Muss ich die Daten evtl. sogar löschen? (DSGVO lässt grüßen)

Wenn man hier schon Zweifel hat, dann gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Es kann auf schnellstem Wege gelöscht werden.
  2. Man kann die Daten mit der Archivierungsfunktion von migRaven einfach in eine „Zwischenwelt“ verschieben. (Trennungsschmerz kann dadurch gemindert werden :-))

Sie können mit migRaven selbstbestimmt handeln. Wenn Ihnen die Daten aus den letzten 6 Monaten schon zu alt sind, dann lassen Sie diese archivieren, wenn sie lieber länger warten wollen, dann können Sie auch das. Aber bedenken Sie: „Weniger ist in diesem Fall Mehr“. Vor allem, wenn man die Sicherheit hat, jederzeit wieder auf die Daten im „separierten“ Bereich zuzugreifen.

Die Datenwachstumsgesetze

Das erste Gesetzt des kontinuierlichen Wachstums

In diesem Zusammenhang ist auch noch das Gesetzt des kontinuierlichen Wachstums von Interesse. Man kann sagen, dass sich die Datenberge ca. alle 2 Jahre verdoppeln. Waren es vor 3 Jahren noch ca. 5K-10K Dateien/User sind es aktuell ca. 15K-30K und es werden nach den nächsten 2 Jahren ca. 30K – 60K Dateien sein.

Genau dieser Gesetzmäßigkeit muss etwas entgegengestellt werden. Es müssen in ebenso regelmäßiger Form wie Daten erstellt werden, auch wieder automatisch Daten abfließen.

Das zweite Gesetzt des Datenstrudels

Hat man viel, hat man morgen noch mehr. User fangen aus Gründen der Unübersichtlichkeit an Daten zu duplizieren und sie in ihre eigenen „Hoheitsgebiete“ zu überführen.
Und versuchen Sie nicht User zu unterdrücken. Quota zur Kontrolle von Userverhalten haben noch nie geholfen. User sind eher wie Wasser – sie finden immer einen Weg.

Der Ausweg

Die meisten Personen, mit denen ich in den letzten Jahren über diese Probleme gesprochen habe, haben ihr Heil immer in den Strukturen gesucht. Deren Annahme war: „Mehr Struktur – gleich mehr Übersicht“.

Genau das Gegenteil ist der Fall. Struktur ist etwas, was am Arbeiten hindert. Merke: Denn der Weg zur Information sollte kurz sein! Das ist nicht die Aufforderung zur Anarchie. Im Idealfall liegt die Information nur einen Klick weg und nicht zwanzig. Deswegen müssen die relevanten/aktuellen Daten oben liegen im Verzeichnisbaum und die unrelevanten sollten langsam in den Tiefen verschwinden.

Die folgenden Regeln helfen.

  1. Finde die Daten, die gleichen Eigenschaften unterliegen
    1. Die gleichen Personen sollten Zugriff darauf haben.
    2. Die Laufzeit sollte gleich sein. Kann z.B. kurzfristig gelöscht werden.
    3. Es gelten identische Anforderungen an Datenschutz oder Verfügbarkeit.
    4. Sie werden auf dieselbe Art mit Berechtigungen versehen.

Die folgenden Datentypen haben wir in den letzten Jahren identifiziert und danach trennen wir die Datentöpfe auf:

  • Leitungsverzeichnisse: Innerhalb jeder Abteilung (Einkauf, Personal, etc.) ist es ratsam ein Leitungsverzeichnis zu nutzen, auf welches ausschließlich der jeweilige Abteilungsleiter und sein Stellvertreter Zugriff haben. Darin werden Mitarbeiterbezogene Daten abgelegt, wie beispielsweise eine Übersicht der fakturierbaren Arbeitsstunden.
  • Abteilungsverzeichnisse: Diese beziehen sich ausschließlich auf abteilungsinterne Daten. Das sind beispielsweise Daten des Abteilungsleiters, Vorlagen, Formulare oder Daten für ein Abteilungsevent. Verzeichnisse nach Abteilungen (auf keinen Fall geschachtelt wie im Organigramm, sondern flach auf oberster Ebene). Berechtigt werden ausschließlich die Mitarbeiter der entsprechenden Org-Einheit.
  • Projektverzeichnisse: Diese beinhalten Daten die sich stets auf abteilungsübergreifende Zusammenarbeit beziehen. In diesen Ordnern werden alle Daten bezogen auf das Projekt gespeichert, egal ob Skizze, Kostentabelle oder Liste der Ansprechpartner. Alle projektbezogenen Daten sollten an einem Ort gespeichert sein. Dieser Punkt wird über den Projektleiter gesteuert. Führen Sie alle Projekte an einem Ort zusammen. Nutzen Sie dafür migRaven.24/7 Folder Self Service (Verzeichniserstellung). siehe Anhang *2
    Führen Sie regelmäßig in migRaven eine Überprüfung durch, ob das Projekt noch aktiv ist oder eventuell archiviert werden kann. Am Ende der Seite finden Sie einen Link zum Handbuch (*1).
  • Prozessverzeichnisse: Diese beziehen sich auf Vorgänge, die sich regelmäßig wiederholen. Beispielsweise Sitzungen, Audits, Auswertungen und zugehörige Protokolle. Ist eine Sitzung beendet, wissen alle Beteiligten, in welchem Prozessordner sie das Protokoll finden können. Ggf. können Verantwortliche über Ihr ToDo mit Hinweis auf das Protokoll mittels Versenden des Dateipfads informiert werden. Prozessverzeichnisse werden über den Prozess Owner gesteuert. Erzeugen Sie das Verzeichnis über migRaven und steuern Sie je nach Bedarf die Berechtigungen. (*2)
  • Anlagenverzeichnisse: Diese enthalten Daten zum Kerngeschäft des Unternehmens. In diesem Ablageort werden alle die Anlage betreffende Daten abgelegt. Das sind Kalkulationen, Architekturskizzen, Temperaturkurven oder Lastenhefte. Auf diesen Ordner haben nur Personen Zugriff, die mit den Daten der jeweiligen Anlage arbeiten. Arbeitet ein Techniker nur mit Maschinenbauanlage A, sollte er auch nur auf deren Verzeichnis Zugriff haben.
  • Transferverzeichnisse:  Hier werden temporär (ca. 1 Woche) Daten abgelegt, welche nach einer bestimmten Zeit automatisch gelöscht werden. Diese Verzeichnisse dienen der einmaligen und kurzzeitigen Übermittlung von Daten. Beispielsweise wenn ein Kollege eine Datei aus einem Ordner einsehen/bearbeiten soll, auf den er regulär keinen Zugriff hat oder braucht. Transferverzeichnisse sind nicht zum Austausch privater Daten oder dauerhaften Speicherung von Daten gedacht. Austauschverzeichnisse sind Verzeichnisse mit kurzer Laufzeit. Auch für diese müssen die Berechtigungen verwaltet werden.
  • Public-Verzeichnisse: Diese enthalten Daten, die das Image des Unternehmens in der Öffentlichkeit betrifft. In der Regel speichert und bearbeitet nur die Redaktion die hier liegenden Daten. Alle anderen Mitarbeiter haben lediglich einen lesenden Zugriff.
  • Applikationsverzeichnisse: Um Abhängigkeiten zu minimieren, erzeugen Sie diese nach Bedarf. (*2)
  • Homeverzeichnisse: Hier legen Sie alle Ihre persönlichen Daten ab, die Sie als Entwürfe, zu Ihrer Information, für Ihre persönliche Arbeit benötigen. Sind oder werden Ihre persönlichen Daten beispielsweise abteilungsrelevant, verschieben Sie diese (die Endversion) in den entsprechenden Abteilungsordner. Das Homeverzeichnis sollte nicht zur Ablage privater Daten genutzt werden.

In der Vergangenheit hatte man meist Mischungen dieser Arten in Verzeichnissen, die initial am Organigramm ausgerichtet waren. Und genau diese Mischung macht es so extrem schwer z.B. aufzuräumen oder zu restrukturieren. Und genau hier sollten alle einmal durch. Aber jetzt kommt die spannende Frage, wie man das auf einfache Art erreichen kann.

Lesen Sie hierzu weiter in unserem Artikel Wie: Verzeichnisbäume restrukturieren.

Wir freuen uns außerdem über Ihre Erfahrungen und Feedback über einen Kommentar zu diesem Artikel.

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