In drei Schritten zur optimalen Ordnerstruktur

Tausende von Dateien, die in vielen Ordnern und Unterordnern verteilt sind, machen die Arbeit mit dem Fileserver unübersichtlich, langsam und fehleranfällig. Hat der Nutzer mit viel Mühe die gesuchte Datei gefunden, legt er sie zur Sicherheit in einem Ordner ab, der ihm intuitiver zu finden erscheint und erzeugt zugleich noch mehr Chaos und redundante Daten. Für die Administratoren ist diese Situation nicht einfach zu beherrschen.

Doch wie sieht sie aus, die perfekte Verzeichnisstruktur? Oft wird an dieser Stelle das 7-Ordner-System erwähnt. Auf der Grundlage der Millerschen Zahl, laut der sich ein Mensch gleichzeitig nur 7 ± 2 Informationseinheiten im Arbeitsgedächtnis präsent halten kann, wird empfohlen, dass sich auf maximal drei Ordnerebenen jeweils 7 Ordner befinden dürfen. In der Praxis haben wir jedoch gesehen, dass dies ein unrealistisches Ziel ist. Spätestens dann, wenn ein Unternehmen aus einer Holding und verschiedenen Töchtern besteht.

Allgemeine Empfehlung zur Ordnerstruktur im Unternehmen

Durch die Erfahrung in vielen Kundenprojekten können wir Administratoren folgende Grundregeln zur idealen Ordnerstruktur raten:

  • alles bis 15 Ordner ist ok (wenn nötig, können es auch mehr sein),
  • besser eine breite Verzeichnisstruktur, als eine zu tiefe!

Das bedeutet: Es ist besser eine breite Ordnerstruktur mit vielen Hauptordnern und dafür wenigen Unterordnern zu haben, als nur wenige Hauptordner mit sehr vielen Unterordnern. Denn ist eine gesuchte Datei in der 13. Ordnerebene, wird diese nur sehr schwer gefunden. Und der Frust bei Mitarbeitern sowie Zeitverschwendung sind vorprogrammiert.

Was Administratoren zudem unbedingt brauchen ist sowohl eine Exitstrategie für veraltete Daten (d.h. obsolete Daten archivieren oder löschen) sowie korrekt gesetzte Berechtigungen. Dazu im Folgenden mehr.

Unsere Software migRaven.24/7 kann Sie bei Ihrem Vorhaben zur perfekten Ordnerstruktur unterstützen. Dies ist möglich, weil Ihnen eine Vielzahl von Informationen zu Ihren Daten zur Verfügung gestellt werden.

Die Grundregeln für eine optimale Verzeichnisstruktur

  1. Erstellen Sie die Ordner auf der erste Ebene der Verzeichnisstruktur immer nach Datentypen (z.B. Applikationsdaten im Ordner „Applikationen“) und Nutzungsart (z.B. Ordner „Projekte“).
  2. Halten Sie die Berechtigungen so flach wie möglich. Berechtigungen auf der ersten Ebene sind ein Muss. Auf der zweiten Ebene sollten sie die Ausnahme sein.
  3. Sorgen Sie dafür, dass Daten rechtzeitig gelöscht oder separiert werden. Nur so kann ein flache Struktur aufrechterhalten werden. Hier unterstützt Sie unser Tool migRaven.24/7 Data Retention optimal.
  4. Lösen Sie Abhängigkeiten auf.

Planen Sie die Verzeichnisstrukturen ordentlich

  1. Überlegen Sie, welche Daten Sie tatsächlich noch benötigen, oder welche separiert werden können, um den Rest übersichtlicher zu gestalten.
  2. Gibt es einen großen Teil an Daten, die Sie vielleicht sogar löschen können? (z.B. veraltete Austauschordner, Projekte)
  3. Sorgen Sie dafür, dass Sie zu den aktuellen Daten auf kurzem Wege kommen. Sie sollten so weit oben im Verzeichnisbaum liegen, wie möglich.
  4. Minimieren Sie Abhängigkeiten. Wir können z.B. Verzeichnisse nicht umbenennen, wenn bestimmte Applikationen automatisch darin lesen oder darin schreiben.

Entscheidend ist bei allen Überlegungen, dass Sie und Ihre Kollegen optimal mit der Dateiablage arbeiten können und nicht wertvolle Zeit mit der Suche verlieren.

Schritt für Schritt Anleitung für eine optimale Ordnerstruktur

1. Identifizieren Sie überflüssige Daten und Verzeichnisse im migRaven.24/7 Web Client

Über Jahre haben sich Daten angesammelt, die schon lange archiviert oder gelöscht werden sollten. Nutzen Sie den migRaven.24/7 Analyzer, um die obsoleten Daten zuverlässig zu identifizieren. Details über die Nutzung finden Sie in unserem Beitrag „Verzeichnisse analysieren und Infos interpretieren„.

Im migRaven.24/7 Web Client gelangen Sie im Bereich Home auf den Verzeichnisbaum. Dort sehen Sie auf den ersten Blick eine Altersstatistik über alle Dateien in Ihren Verzeichnissen. Dadurch können Sie die alten Daten leicht identifizieren und es ergeben sich beispielhaft nachstehende Handlungsempfehlungen :


Unsere Handlungsempfehlungen für obsolete Daten lauten:


Des Weiteren gilt:

  • Verzeichnisse mit Daten aus jüngerer Zeit werden wahrscheinlich noch benötigt
  • Verwaiste Verzeichnisse (also leere Ordner) können wahrscheinlich sofort gelöscht werden.

Nach und nach können Sie sich nun an „jüngere“ Dateien wagen und im Durchschnitt auf ca. 70% der Daten verzichten, die bis Dato noch in den unzähligen Ordnern Ihres Filesystems zu finden sind.

2. Bauen Sie eine flache Struktur unter Berücksichtigung der Datentypen & Nutzungsart

Nachdem wir mit Data Retention ca. 60% – 80% an Daten aus den Verzeichnissen separiert haben, brauchen wir uns nur noch um den Rest zu kümmern. Und genau dafür gibt es auch eine Lösung mit migRaven.24/7. Und zwar der Folder Self Service.

Zuvor aber noch einige wichtige Hinweise sowie Best Practices zu Ihrer neuen, optimalen Ordnerstruktur.

Erstellen Sie auf keinen Fall Verzeichnisse, die wie im Organigramm geschachtelt sind. Auf der ersten Ebene, der so genannten Basisebene, ist es besser breit aufgestellt zu sein, aber dafür nicht zu viele Unterordner zu haben.

Vorteile einer breiten Ordnerstruktur in der ersten Ebene mit wenigen Unterordnern:

  • Kürzere (Klick-)Wegen zu Ihren relevanten, aktuellen Daten,
  • Sie erhalten mehr Übersicht über Ihre Datenlage über weniger Klicks,
  • Es kommt beim Berechtigungsmanagement weniger zu Sonderregeln durch Brüche in der Rechtevererbung. Dies schafft mehr Klarheit in der Berechtigungssteuerung.

Führen Sie eine saubere Trennung nach Datentypen und Nutzungsart ein

Die Grundregel Nummer 1 für alle Ordner lautet: Legen Sie die Ordner optimalerweise mit dem Fokus auf die Arbeit in Abteilungen, Projekten, Prozessen und Produkten an.

Folgende Verzeichnisse sind empfehlenswert:

  • Abteilungsverzeichnisse: Alle Personen einer Abteilung haben Zugriff; Laufzeit offen
  • Leitungsverzeichnisse: Pro Abteilung; Zugriff für Abteilungsleiter und Stellvertreter; Ablageort niemals innerhalb des Abteilungsverzeichnisses
  • Projektverzeichnisse: mit Laufzeit; Berechtigungen werden vom Projektleiter verwaltet; Nutzerkreis über Organisationseinheiten hinweg
  • Prozessverzeichnisse: ähnlich wie Projektverzeichnisse, aber ohne Laufzeit
  • Austauschverzeichnisse: Wie Projektverzeichnisse, aber mit einer sehr kurzen Laufzeit und am besten mit einer automatischen Löschung
  • Applikationsverzeichnisse: Es gibt starke Abhängigkeiten zu Applikationen; werden vom Applikations-Owner verwaltet

Optional gibt es folgende Ordner:

  • Home-Verzeichnis: Für Ablage der persönlichen (aber nicht privaten) Daten; z.B. für Entwürfe oder Daten zur eigenen Information
  • Public-Verzeichnis: Es gibt einige „Redakteure“ und meist einen großen Kreis von „Lesern“

Best Practice Ordnerstruktur für Unternehmen

Generell kann man die Ordnerstruktur in drei unterschiedliche Ebenen einteilen: Die Basisebene, die Berechtigungsebene und Arbeitsebene. Wir beginnen mit der 1. Ebene, der Basisebene.

Die Strukturierung der Ordner in der Basisebene (1. Ebene) erfolgt auf Grundlage der Berechtigungslogik. In der Basisebene sind die Verzeichnisse vorgegeben und bilden somit die Basis. Im Verzeichnis Organisation wird die Unternehmensstruktur abgebildet, dies erfolgt auf Basis der HR-Vorgaben. Dieses Verzeichnis wird nicht über migRaven.24/7 verwaltet.

Die Basisebene kann wie folgt aussehen:

Basisebene

Anmerkung zur oben abgebildeten Ordnerstruktur: Der Ordner „GVP“ steht für Geheim / Vertraulich / Personenbezogen.

In der Berechtigungsebene (2. Ebene) können berechtigte Personen Verzeichnisse erstellen und festlegen, wer schreibend und lesend Zugriff hat. Nicht berechtigte Personen sehen diese Verzeichnisse nicht. Die Berechtigungen werden über migRaven.24/7 Folder Self Service vergeben und verwaltet. Im Ordner Austausch wird für die Verzeichniserstellung dringend ein Template mit Laufzeit empfohlen, nach der migRaven.24/7 die Dateien automatisch löscht (z.B. nach 14 Tagen).

Die Funktion migRaven.24/7 Folder Self Service ist schnell erklärt. User können den Folder Self Service eigenständig über den Web Client oder Desktop Client nutzen und mit Hilfe von Templates Verzeichnisse für ihre Teams oder Projekte erstellen. Der große Vorteil: Sie können die Zugriffsberechtigungen bestimmten Personen zuweisen und sogar bestimmen, wann der erstellte gemeinsame Ordner wieder automatisch entfernt werden soll. Die Templates werden beim Einrichten von migRaven.24/7 von den Admins erstellt. Sie legen grundlegende Dinge fest, wie den Nutzerkreis eines Templates, den Pfad für neue Verzeichnisse und die Laufzeit.

Für Ihr Vorhaben, die bestehende, unübersichtliche Ordnerstruktur hin zu einer optimalen Ordnerstruktur zu ändern, gehen Sie wie folgt vor:
Haben Sie einen Ordner einer bestimmten Stelle identifiziert, dann

  1. erstellen Sie auf der Basis der zentral definierten Vorlage einen neuen Ordner mit den entsprechenden Eigenschaften,
  2. verschieben Sie die Daten in den neuen Ordner,
  3. verwalten Sie diesen Ordner über den Folder Self Service kontinuierlich weiter.

Wie identifizieren Sie die Ordner, die an eine andere Stelle sollten? Es sind meist die Verzeichnisse, die aus einer oben beschriebenen Eigenschaft ausbrechen. Wenn zum Beispiel innerhalb eines Organisationsverzeichnisses ein Ordner mit speziellen Zugriffsberechtigungen für Kollegen aus einem anderen Team benötigt werden, dann handelt es sich wahrscheinlich um ein Prozess-, Projekt- oder ein Austauschverzeichnis.

Beispiel für eine ideale Ordnerstruktur in der Berechtigungsebene:

In der Arbeitsebene (3. Ebene) können Personen, die durch den Verzeichnisersteller berechtigt wurden, lesend oder schreibend zugreifen. Jeder Nutzer sieht nur die Verzeichnisse, auf die er berechtigt wurde.

Als Beispiel für die Arbeitsebene könnte die darunterliegende Struktur am Beispiel des Ordners Fileserver_Migration so aussehen:

3. Behalten Sie Ordnung im Filesystem

Sie haben nun Ordnung auf Ihrem Filesystem geschaffen. Wünschenswert ist es, diese Ordnung auch beizubehalten. Hier gelten die identischen Gesetze wie in der Küche. Wenn man die Töpfe erstmal stehen lässt, dann trocknet es an und man hat immer weniger Lust. Etablieren Sie Prozesse, die dafür sorgen, dass regelmäßig hinterfragt und gleich aufgeräumt wird. migRaven.24/7 unterstützt Sie dabei. Sie werden z.B. über den Notification Center des Desktop Client darauf hingewiesen, Ihre Verzeichnisse und Berechtigungen regelmäßig zu rezertifizieren. Auch wenn diese Ratschläge nerven (so wie bei Mama früher), hilft es, nachhaltig für Ordnung zu sorgen.

Und noch ein Hinweis zum Schluss: Nennen Sie keine Verzeichnisse „Allgemein“. Alles was da drin liegt, kann bzw. konnte keiner klaren Kategorie zuordnet werden und gehört meist sofort gelöscht. Es ist gleichzusetzen mit „temp“.

Wir helfen Ihnen gerne

Wir wissen, dass die Kür beim Thema Aufräumen und Optimieren von Verzeichnisstrukturen in der Umsetzung liegt. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, denn auch, wenn die Regeln klar sind, dies ist neben dem Tagesgeschäft keine einfache Aufgabe.

Dazu haben wir 2022 die migRaven Akademie Fit For Fileserver ins Leben gerufen. Unsere Akademie bietet ein vollständiges Angebot von der Erstanalyse Ihres Fileservers durch unsere Consultants über Installationsbegleitungen mit Vorkonzept bis hin zu begleitenden Einführungen und weiterführenden Schulungen für Fachleute in Technik und Administration ebenso wie für Nutzer:innen.

Alle Workshop-Angebote finden Sie auf unserer Akademieseite.

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