Wie: Verzeichnisbäume restrukturieren

Falls Sie schon lange geplant haben, Ihren Verzeichnisbaum aufzuräumen, kann migRaven.24/7 Sie dabei unterstützen. Dies ist möglich, weil Ihnen eine Vielzahl von Informationen zu Ihren Daten zur Verfügung gestellt werden.

Bevor Sie beginnen, möchten wir folgende Empfehlungen für die Optimierung geben:

  1. Überlegen Sie, welche Daten Sie tatsächlich noch benötigen, oder welche evtl. separiert werden können, um den Rest übersichtlicher zu gestalten.
  2. Evtl. gibt es einen großen Teil an Daten, die Sie vielleicht sogar löschen können?
  3. Sorgen Sie dafür, dass Sie zu den aktuellen Daten auf kurzem Wege kommen. Sie sollten also so weit oben im Verzeichnisbaum liegen, wie möglich.

Entscheidend ist bei allen Überlegungen, dass Sie und Ihre Kollegen optimal damit arbeiten können und nicht wertvolle Zeit mit der Suche verlieren.

1. Identifizieren Sie überflüssige Daten und Verzeichnisse in migRaven Web Interface.

  • Löschen, falls diese nicht mehr benötigt werden
  • Adhoc – Archivieren über migRaven Data Retention: siehe Anhang *1

2. Bauen Sie eine flache Struktur.

Erstellen Sie auf keinen Fall Verzeichnisse geschachtelt wie im Organigramm, sondern flach auf oberster Ebene. Zu aktuellen Daten sollte der Weg kurz sein.

  • Dies führt zu kürzeren Wegen zu Ihren relevanten aktuellen Daten.
  • Sie erhalten mehr Übersicht über ihre Datenlage über weniger Klicks.
  • Es kommt weniger zu Sonderregeln durch Brüche in der Rechtevererbung. Dies schafft mehr Klarheit in der Berechtigungssteuerung.

3. Führen Sie eine saubere Trennung nach Datentypen und Nutzungsart ein.

Verzeichnisse werden optimalerweise mit dem Fokus auf die Arbeit in Abteilungen, Projekten, Prozessen und Produkten angelegt.

  • Projekte: haben eine Laufzeit; Berechtigungen werden vom Projektleiter verwaltet; Nutzerkreis über Org.-Einheiten hinweg
  • Prozesse: ähnlich wie Projekte, aber ohne Laufzeit
  • Austausch: Wie Projekte, aber mit einer sehr kurzen Laufzeit und am besten mit einer automatischen Löschung
  • Organisationsverzeichnisse: Alle Personen einer Einheit haben Zugriff; Laufzeit unbekannt
  • Public: Es gibt einige „Redakteure“ und meist einen großen Kreis von „Lesern“
  • Applikationsverzeichnisse: Es gibt starke Abhängigkeiten zu Applikationen; werden vom Applikationsowner verwaltet
  • Homeverzeichnisse: Hier legen Sie alle Ihre persönlichen Daten ab, die Sie als Entwürfe, zu Ihrer Information, für Ihre persönliche Arbeit benötigen. Das Homeverzeichnis sollte nicht zur Ablage privater Daten genutzt werden.

Weitere Best-Practice-Beispiele und mehr Informationen für den Aufbau von Verzeichnisstrukturen finden Sie hier: Publikationen

Nachdem wir mit Data Retention ca. 60% – 80% an Daten aus den Verzeichnissen separiert haben, brauchen wir uns nur noch um den Rest zu kümmern. Und genau dafür gibt es auch eine Lösung mit migRaven.24/7. Und zwar der User/Folder Self Service.

Für die Anwendung gibt es zwei Zugänge: den Web- und den Desktop-Client
https://help.migraven.com/folder-self-service-verzeichniserstellung-fuer-mitarbeiter/
https://help.migraven.com/verzeichniserstellung-migraven-desktop-client/

Das Prinzip ist ganz einfach. Haben Sie einen Ordner einer bestimmten Stelle identifiziert, dann

  1. erstellen Sie auf der Basis der zentral definierten Vorlage einen neuen Ordner mit den entsprechenden Eigenschaften,
  2. verschieben Sie die Daten in den neuen Ordner,
  3. verwalten Sie diese Ordner über den Selfservice kontinuierlich weiter.

Wie identifizieren Sie die Ordner, die an eine andere Stelle sollten? Es sind meist die Verzeichnisse, die aus einer oben beschriebenen Eigenschaft ausbrechen. Wenn zum Beispiel innerhalb eines Org.-Verzeichnisses ein Ordner mit speziellen Zugriffsberechtigungen für Kollegen aus einem anderen Team benötigt werden, dann handelt es sich wahrscheinlich um ein Prozess- Projekt- oder Austauschverzeichnis.

Wie bleibt es ordentlich?

Hier gelten die identischen Gesetze wie in meiner Küche. Wenn man die Töpfe erstmal stehen lässt, dann trocknet es an und man hat immer weniger Lust. Etablieren sie Prozesse, die dafür sorgen, dass regelmäßig hinterfragt und gleich aufgeräumt wird. migRaven unterstützt Sie dabei. Sie werden z.B. über den Desktop Client auf Unregelmäßigkeiten hingewiesen. Auch wenn diese Nerven, (so wie Mama früher), es hatte schon früher seine Bewandtnis.

Und noch ein Hinweis zum Schluss: Nennen Sie keine Verzeichnisse „Allgemein“. Alles was da drin liegt, konnte keiner klaren Kategorie zuordnet werden und gehört meist sofort gelöscht. Es ist gleichzusetzen mit „temp“.

Ich weiß, dass die Kür beim Thema Aufräumen und Optimieren von Verzeichnisstrukturen in der Umsetzung liegt. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, denn auch, wenn Regeln klar sind, dies ist neben dem Tagesgeschäft keine einfache Aufgabe.

Anhänge

*1 Handbuch zur Archivierungsfunktion von migRaven.24/7

*2 Ausführliche Beschreibung zur Erstellen und Verwaltung von Verzeichnissen über migRaven.24/7

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