Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Die unterschiedlichen Feature der migRaven.24/7 Software versenden, bei vorhandener E-Mail Konfiguration, E-Mails, deren Vorlagen im Standard immer mit ausgeliefert werden. Diese Standardvorlagen können Sie Ihrem CI, Corporate Identity, folgend anpassen.
So können beispielsweise Excel Reporte, Änderungen von Data Ownern oder Berechtigungen an Benutzer versendet werden.
Die Vorlagedateien enthalten HTML und CSS Code, der angepasst werden kann. Eine Ausnahme dabei bildet Code in geschweiften Klammern, der bezieht Informationen aus der migRaven Datenbank und darf in keinem Fall geändert werden!
Relevant sind hier die Dateien, mit den Fail oder Success Bezeichnungen. Allerdings können Sie zusätzlich auch die Betreffzeile der E-Mails individualisieren, indem Sie den Inhalt der Subject Vorlagen anpassen.
Die Vorlagedateien stellen wir in Deutsch (DE) und Englisch (US) zur Verfügung.
Hinweis zu angepassten Mail Vorlagen bei migRaven Updates:
Damit angepasste E-Mail Vorlagen bei einem migRaven Update nicht verloren gehen, überschrieben werden, können, muss auf dem migRaven Server, unter „C:\Program Files\migRavenDBServiceHost\Resources“, ein Verzeichnis „CustomMailTemplates“ erstellt werden. Die Standardvorlagen, aus dem dem Verzeichnis Templates, sollten manuell in dieses Verzeichnis kopiert werden, ohne, dass die Dateinamen geändert werden dürfen und die Änderungen hier vorgenommen werden.
Wir empfehlen, die angepassten Dateien zusätzlich unter einem anderen Ziel zu sichern.
Ablageort der Templates
Die Standardvorlagen werden bei der migRaven Installation im Verzeichnis des migRavenDBServiceHosts abgelegt, C:\Program Files\migRavenDBServiceHost\Resources\Templates hinterlegt.
Die Standardvorlagen sind den Verzeichnissen thematisch zugeordnet.
Archive:
Hier finden Sie alle Vorlagen, die mit dem Archivierungsvorgang in Zusammenhang stehen.
DataOwner:
Vorlagen zur Information über Änderungen an Data Owner Verantwortungen.
Export:
Vorlagen für etwaige Exporte, die Sie sich per E-Mail zuschicken lassen wollen.
FolderRequest:
Hier finden Sie alle Vorlagen, die mit dem Folder Request Service und dem Best Practice Berechtigungsmanagement in Zusammenhang stehen. Die Aktionen sind Berechtigungsänderungen, Ordnererstellung, Laufzeitverlängerungen, Verzeichnisübernahmen.
FolderRequestDelete:
Vorlagen in Verbindung mit Verzeichnislöschungen aus migRaven heraus.
MailConfig:
Hier finden Sie alle Vorlagen, die mit der Einrichtung der E-Mail Konfiguration in Zusammenhang stehen.
MailReminder:
Vorlagen über die Sie Data Owner über ausstehende Aufgaben informieren können.
Report:
Hier finden Sie alle Vorlagen, die mit dem Anfordern von Reports in Zusammenhang stehen.
Archive
Die Vorlagen für die Archivierung beinhalten alle Dateien in Deutscher (DE) und Englischer (US) Sprache.
Mail Archive Fail:
Vorlage für die versendeten E-Mails im Falle einer gescheiterten Archivierung.
Mail Archive Success:
Vorlage für die versendeten E-Mails im Falle einer erfolgreichen Archivierung.
DataOwner
Vorlagen zur Änderung der Data Owner, nach dem Entfernen oder Hinzufügen von Data Ownern.
Hier können Sie den Text beispielsweise dahingehend individualisieren, dass Sie dem Empfänger gleich die URL zum migRaven Webclient mitgeben.
FolderRequest
Mail Folder Request Chance:
Vorlage für die versendeten E-Mails im Falle einer Änderung der erstellten Ordner.
Mail Folder Request Create:
Vorlage für die versendeten E-Mails im Falle einer Verzeichniserstellung.
Mail Folder Request DeadlineOnlyChange:
Vorlage für die versendeten E-Mails im Falle einer Verlängerung der Laufzeiten.
Folder Request Delete
E-Mail Vorlagen mit Meldungen darüber, ob ein Verzeichnis erfolgreich gelöscht wurde, oder die Löschung fehlgeschlagen ist.
MailConfig
Mail Config Mail:
Vorlage für die Bestätigung migRaven E-Mail Konfiguration.
Wichtig:
Einträge in geschweiften Klammern sind nicht zu verändern. Diese beziehen sich immer auf hinterlegten Code und können im Falle einer Änderung zu Funktionsstörungen führen.
MailReminder
Diese Vorlage bezieht den Text aus dem, im Web Client integrierten, HTML Editor.
Report
Einige Dateien sind als Excel-Dateien hinterlegt.
Die Vorlagen, die hier bearbeitet werden können, befinden sich ausschließlich im E-Mail Ordner.
Web Client integrierter HTML Editor
Den E-Mail Inhalt im HTML Editor, eingebettet im migRaven Web Client, können Sie in der Data Owner Verwaltung, zum Erstellen von Aufgaben, und in der Aufgabenverwaltung, zum Versenden von Erinnerungsmail, nutzen.
Für den Inhalt der E-Mails haben wir an der Stelle keine Vorlage implementiert, sondern die Möglichkeit geschaffen, den Text direkt im migRaven Web Client eingeben zu können. Was dabei nicht gleich offensichtlich ist, ist, dass die eine HTML Editor ist und hier auch direkt HTML Code angewendet werden muss.
Ein einfaches Beispiel kann sein:
Hallo {recipient},</br></br>
auf einigen Ihrer Ordner wurden soeben Aufgaben erstellt. Ich bitte Sie, diese so schnell wie möglich abzuarbeiten.</br></br>
Bitte verifizieren Sie dringend die Berechtigungen auf den von Ihnen verantworteten Verzeichnissen, um die Sicherheit und die Compliance zu gewährleisten.</br></br>
<a href='https://help.migraven.com/berechtigungsverwaltung/'>Berechtigungsverwaltung</a></br></br>
<a href='https://migRavenServerURL'>Hier</a> können Sie auf die Aufgabenübersicht zugreifen.</br></br>
Mit freundlichen Grüßen,</br>
Ihr Administrator